C’est un fait, la transformation numérique est une problématique à laquelle doivent s’adapter la grande majorité des entreprises et collectivités.Cette numérisation concerne toutes les équipes, de la communication aux ressources humaines. Mais les pôles perçus comme plus « traditionnels » ont également amorcé leur mutation.
C’est par exemple le cas du service courrier, dont la digitalisation permet de gagner du temps et de l’argent. Présentation.
Qu’est ce que la dématérialisation du service courrier ?
La dématérialisation du service courrier implique de passer par une plateforme web pour effectuer son envoi. Cette plateforme permet de piloter les actions, de la préparation à la gestion post-livraison.
Elle facilite toutes les étapes de l’envoi. La collecte est rapide (un simple document PDF est mis en ligne) et la distribution, seule étape « physique » du processus, est rendue efficace par les renseignements transmis en ligne. De plus, un parfait suivi de recommandé est possible, à tout moment, au fur et à mesure de l’acheminement du courrier. Un archivage numérique est mis en place, et les données sont totalement sécurisées.
Plus besoin de s’encombrer avec des piles de documents. Chaque envoi est classé par date de dépôt, avec le destinataire et le montant de l’affranchissement. Les factures sont également disponibles sur l’interface au format numérique.
Gagner du temps et réduisez vos coûts
La modernisation du service courrier est un enjeu déterminant car elle permet de gagner beaucoup de temps.
L’utilisation de la plateforme offre une disponibilité du service 24h/24, 7j/7 et une gestion de l’envoi des courriers en toute autonomie, sans le moindre déplacement.
L’envoi de lettres dématérialisées en ligne peut donc être réalisé à tout moment, ce qui peut s’avérer très utile dans le cas d’envois importants, concernant des partenariats ou des fiches de paie, par exemple.
En plus des gains de temps, les solutions dématérialisées permettent aussi de réduire les coûts. Tout d’abord en réduisant l’utilisation des machines et des consommables. Par exemple, l’utilisation d’une machine à affranchir et le renouvellement des cartouches d’encre d’imprimante ne sont plus nécessaires. Ensuite, avoir recours à un opérateur postal en tant qu’entreprise permet de réduire ses coûts unitaires en profitant d’un phénomène de massification des envois. De manière générale, opter pour une solution de recommandé en ligne peut faire économiser jusqu’à 20% du budget courrier.
Vous l’aurez compris, la dématérialisation du service courrier est importante pour les entreprises et doit être inscrite à part entière dans leur stratégie de transformation digitale.
Gagnez en productivité !
